Digitalisering in de bouw

Inleiding

Vanuit mijn ervaring met digitalisering in de engineering (EPC) wereld probeer ik hieronder een parallel te trekken met de bouwwereld.

EPC staat voor engineering, procurement en construction. In deze wereld is het gebruikelijk dat de opdrachtgever een opdracht geeft aan een EPC aannemer.

Een EPC contract omvat eigenlijk het gehele proces van ontwerp tot oplevering. Het grote voordeel hiervan is dat een klant bij één partij terecht kan voor dit gehele proces. De partij die het EPC contract aangaat is dan de EPC aannemer.

Deze aannemer is verantwoordelijk voor zowel het ontwerp en uitwerking (engineering), als ook de inkoop en beheer van materialen (procurement). Tevens is de EPC aannemer verantwoordelijk voor de constructie, die grotendeels wordt uitbesteedt (construction).

Een EPC aannemer coördineert dus alle engineering, procurement en construction werkzaamheden. De opdrachtgever geeft de aannemer de opdracht om alle verantwoordelijkheden op zich te nemen voor het ontwerpen, uitwerken, inkopen en bouwen van een (grootschalig) project volgens een programma van eisen zoals dit door de opdrachtgever is samengesteld. Van start tot oplevering en in gebruik stelling. De EPC aannemer is ook verantwoordelijk voor de planning en zorgt er dus ook voor dat het project binnen de juiste tijd wordt opgeleverd.

Binnen deze context is het dus mogelijk om als opdrachtgever één deelnemer ook de opdracht te geven om het project bij oplevering geheel digitaal aan te leveren. De opdrachtgever bepaalt ook het formaat waarin deze ‘digital twin’ zal moeten worden opgeleverd.

Levenscyclus van een bouwproject

Voor we verder gaan, is eerst van belang om de levenscyclus van een bouwproject te omschrijven en in kaart te brengen.
De cyclus van een bouwproject bestaat uit verschillende fasen die elk hun eigen specifieke taken en doelstellingen hebben. Hier zijn de belangrijkste fasen van een bouwproject:

Conceptual Design

1. Initiatie en Conceptie: Dit is de fase waarin het idee voor het project wordt geboren. Het omvat het definiëren van de projectdoelen, het maken van een programma van eisen en het opstellen van een voorlopig ontwerp.
2. Haalbaarheidsstudie: Een haalbaarheidsstudie, soms ook wel een haalbaarheidsanalyse of haalbaarheidsrapport genoemd, is een manier om te evalueren of een projectplan succesvol kan zijn.  Is het plan realistisch en uitvoerbaar. De studie omvat vaak een technische en commerciële analyse.

Front End Engineering en Design

3. Ontwerp en Planning: In deze fase worden de gedetailleerde plannen en ontwerpen gemaakt. Dit omvat het schematisch ontwerp, de ontwikkeling van het ontwerp en de voorbereiding van bouwtekeningen en specificaties.
4. Inkoop Strategie en Kostenraming
5. Uitvoerbaarheidsstudie en Risico Analyse: Een gedetailleerde voortzetting van de haalbaarheidsstudie.

Detailed Engineering

6. Definitief Ontwerp Dit betreft het maken van het bestek met bijbehorende bestektekeningen, constructieberekeningen, milieu prestatie berekeningen (MPG), energie prestatie berekeningen (BENG) enz. Alles wat noodzakelijk is om de vereiste vergunningen aan te vragen. In het definitief ontwerp zijn de te gebruiken materialen bepaald. De wandopbouw staat vast, samen met de afmetingen van het gebouw. De materialen zullen verder gespecificeerd worden net als de tekeningen. Het definitief ontwerp dient als communicatiemiddel tussen de verschillende partijen. De constructeur gaat aan de slag met deze tekeningen om de draagkracht van de constructie in het gebouw te berekenen. De gemeente ontvangt het definitief ontwerp voor de omgevingsvergunning.
7. Vergunningen en Goedkeuringen: Voordat de bouw kan beginnen, moeten alle benodigde vergunningen en goedkeuringen worden verkregen. Dit kan variëren van bouwvergunningen tot milieuvergunningen.
8. Technisch Ontwerp: Dit betreft de technische uitwerking van het definitief ontwerp. Dus het maken van technische tekeningen, gedetailleerde constructie berekeningen, installatietekeningen. Het betreft dus tekeningen waarmee de bouwers het bouwproject kunnen uitvoeren.
9. Planning en Kostenbegroting
10. Voorbereiding en Aanbesteding: Dit omvat het selecteren van aannemers en leveranciers, het opstellen van contracten en het plannen van de bouwactiviteiten.

Project Execution

9. Bouwfase: Dit is de uitvoeringsfase waarin het daadwerkelijke bouwproces plaatsvindt. Het omvat het beheren van de bouwplaats, het coördineren van de werkzaamheden en het bewaken van de voortgang.

Commissioning en Close Out

10. Oplevering en Nazorg: Na voltooiing van de bouw wordt het project opgeleverd aan de eigenaar. Dit omvat inspecties en het oplossen van eventuele gebreken.
11. Overhandiging Data (‘Digital Twin’): het overdragen van alle data en documentatie in digitaal formaat. Bij voorkeur een ‘digital twin’

Maintenance

12. Onderhoud en Exploitatie (Facility Management): Na de oplevering begint de exploitatie- en onderhoudsfase. Dit omvat het regelmatig onderhoud van het gebouw en het beheren van de faciliteiten.

Renovation

13. Renovatie: Na verloop van tijd kunnen de behoeften van de gebouwbewoners veranderen of kan het gebouw zelf achteruitgaan. Renovatieprojecten kunnen bestaan ​​uit het updaten van de indeling van het interieur, het verbeteren van de energie-efficiëntie of het moderniseren van systemen en voorzieningen.
14. Modernisering of Herontwikkeling:

Demolition

15. Sloop of Ontmanteling: Uiteindelijk kan het gebouw het einde van zijn nuttige levensduur bereiken of verouderd raken door veranderende behoeften of regelgeving. Sloop omvat het veilig ontmantelen van de structuur en het afvoeren van materialen, terwijl ontmanteling het uitschakelen van systemen en het voorbereiden van de locatie voor herontwikkeling of ander gebruik omvat.

 

BIM in de huidige praktijk

In het huidige ontwikkelings- en bouwproces van een bouwproject is geen enkele de eigenaar van het BIM model. De verschillende partijen werken samen en wisselen de gegevens uit via het BIM model. Echter niet volgens vooraf gemaakte afspraken die door een leidinggevende partij worden gedefinieerd, bewaakt en gecontroleerd. Men zou dit niveau 1 kunnen noemen.

ISO 19650

Op niveau 2 gaan alle opdrachtnemers werken volgens een standaard gedefinieerd in ISO 19650 (de internationale BIM standaard).

In dit niveau verloopt het beheer van alle bouwinformatie gedurende de gehele levenscyclus van een bouwwerk via digitale modellen, vanaf de ontwerpfase tot en met sloop. De essentie van BIM ligt in de samenwerking tussen alle opdrachtnemers die werken met dezelfde standaarden. Op dit niveau wordt bouwinformatie optimaal uitgewisseld.

De ISO (International Organization for Standardization) heeft een internationaal standaardproject gepubliceerd dat de vereisten voor informatiebeheer tijdens de projectleveringsfase specificeert bij gebruik van BIM. De standaard kan worden toegepast op alle bezittingen, typen en groottes van organisaties, ongeacht de acquisitiestrategie van deze methodologie.

Zie hieronder de verschillende management taken van project in een diagram

Levenscyclus van informatiebeheer in relatie tot ISO-normen, volgens ISO 19650

De afbeelding toont ‘A’, het begin van de leveringsfase die, in een levenscyclus van project, verwijst naar de impact van de vereisten van het project informatiemodel op het ontwerp, de bouw en de ingebruikname van het project. De overhandiging van relevante informatie van AIM naar PIM.

Het toont ook ‘B’ als de fase met progressieve ontwikkeling van het ontwerpintentiemodel tot een virtueel bouwmodel, als onderdeel van een ‘digital twin’ – de digitale replica van het fysieke systeem.

‘C’ toont aan dat de overdracht een brug vormt tussen het bouwproces en de operationele fase. Levering van relevante informatie van PIM naar AIM.

PIM: Project Information Model

AIM: Asset Information Model

Wat is BIM volgens ISO 19650

Volgens ISO 19650 wordt BIM als volgt gedefinieerd:

“Het gebruik van een gedeelde digitale representatie van een gebouwd object (inclusief gebouwen, bruggen, wegen, procesinstallaties, enz.) om ontwerp-, bouw- en operationele processen te vergemakkelijken en een betrouwbare basis voor het nemen van beslissingen.”

Huidige organisatie in de bouwnijverheid

De betrokken partijen bij een bouwproject zijn op te splitsen in opdrachtgever (eigenaar/projectontwikkelaar), ontwerper, bouwbureau (bouwtekeningen en bestek), bouwmanager, calculator en planner, constructiebureau(s), uitvoerenden (aannemers/onderaannemers/zzp’ers) en opzichters.

Centrale rol in dit proces spelen vaak projectwikkelaar, architect en aannemer, waarbij de projectontwikkelaar de initiatiefnemer is.

Door de betrokkenheid van de vele partijen, waarvan de meesten autonoom handelen (niet onder gezag staan van bovenstaande partij), maakt het extra ingewikkeld om een bouwproject volledig gedigitaliseerd op te leveren aan de opdrachtgever. Men is geen verantwoording schuldig aan de andere partijen. Iedere partij heeft zijn eigen commerciële belangen en er is geen drukmiddel/beloning voor een partij om hierin samen te werken.

Voorgestelde wijziging in organisatie

Dit zou veranderen wanneer de bijvoorbeeld de projectwikkelaar of aannemer de leiding gaat nemen. De opdrachtgever draagt aan deze partij de opdracht van FEED tot oplevering van een bouwproject (zowel werkelijk als virtueel) en deze partij is dan voor de opdrachtgever het enige aanspreekpunt.

De leidinggevende partij (overall aannemer) neemt het voortouw om een samenwerkingsverband (consortium) te organiseren. In de (standaard) overeenkomst behorende bij dit consortium worden de kaders en regels vastgelegd, inclusief de verdeling van winst en risico’s.

De organiserende partij heeft de verantwoordelijkheid om de richtlijnen en protocollen op te stellen en ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen zich eraan houden.

Zie schema Interfaces tussen partijen en teams ten behoeve van informatiemanagement, volgens ISO 19650.

BIM Execution Plan volgens ISO 19650

Zo ook het BIM Execution Plan. Dit is het document wat beschrijft volgens welke alle opdrachtnemers de gegevens digitaal moeten aanleveren. Het BEP is een document waarin alle afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer(s) worden vastgelegd. Voor een succesvol (digitaal) eindresultaat zal het BEP onderdeel moeten zijn van de opdracht.

Vervolgens zal er een leidinggevende partij moeten zijn, die de opdrachtnemers controleert en desnoods met sancties corrigeert om dit BEP te volgen. Alle digitaal gerelateerde werkzaamheden moeten aan dit protocol voldoen.

De inzet is dat dit initiatief onder andere een positieve invloed zal hebben op de kwaliteit, de projectduur en de digitalisering van een bouwproject.

ISO 19650-2 beschrijft de concepten en principes voor succesvol informatiebeheer in een volwassenheidsfase die wordt beschreven als BIM volgens ISO 19650. Dit biedt de nodige aanbevelingen voor het werken binnen een raamwerk dat delen, vastleggen, versiebeheer en organisatie omvat voor alle betrokken partijen. De standaard is van toepassing op de volledige levenscyclus van een bouwwerk, van strategische planning tot het einde van de levensduur, en is een must-read voor:

• Vastgoed-eigenaren/-exploitanten
• Projectklanten
• Vermogensbeheerders
• Ontwerpteams
• Bouwtoeleveringsketen
• Fabrikanten van apparatuur
• Systeemspecialisten
• Regelgevers
• Eindgebruikers
• . . en anderen die niet op deze lijst staan

Het ISO document omschrijft onder andere hoe het uitwisselen/opleveren van digitale gegevens tussen ketenpartners in combinatie met revisie controle moet plaatsvinden.

Uiteindelijk moeten alle gegevens digitaal worden aangeleverd, geverifieerd en opgeslagen in een centrale database. Hierover moeten in het BEP afspraken worden vastgelegd. Het BIM model heeft hierin een centrale rol.

Single source of Data

Common Data Environment (CDE)

ISO 19650 beschrijft de CDE als een enkele bron van informatie voor een bepaald project die wordt gebruikt om elk element van het informatiemodel te verzamelen, beheren en verspreiden met behulp van een gecontroleerd proces. Het is een manier om een ​​samenwerkende omgeving te bieden voor het delen en coördineren van werk, aangezien informatie kan worden overgedragen via informatie-uitwisselingen en beheert via de CDE. Strikte operationele procedures zorgen voor een consistente aanpak door alle betrokken partijen.

Een CDE moet worden ingevoerd om informatie te kunnen delen tussen alle betrokken partijen, gedurende de gehele levenscyclus van een project bij de levering en exploitatie van een bouwwerk. Productiviteit wordt verbeterd door digitale informatie te delen en daardoor de samenwerking tussen alle betrokken partijen te verbeteren.

Het vermindert de behoefte aan papieren kopieën van leveringen, het hergebruikt informatie en het voorkomt het gebruik van onbetrouwbare of verouderde informatie, waardoor financiële verliezen worden verminderd. Alle informatie, gegevens en metagegevens kunnen in real-time worden geverifieerd.

Het is belangrijk om rekening te houden met beveiliging en gegevenskwaliteit en passende protocollen te integreren in de CDE.

CDE gedurende de gehele levenscyclus van een project (bouwwerk)

structuur van een Common Data Environment, volgens ISO 19650

Aangezien er een op een project een verscheidenheid aan tools gebruikt worden. Iedere tool heeft zijn eigen dataformaat waarin de gegevens worden opgeslagen. Er is dus mechanisme (een adapter) nodig om de gegevens op een centrale plaats te bewaren in een generiek data formaat. Onder andere xml (met .xsd schemas) ifc of bcf zijn hiervoor geschikte formaten.

Via deze adapters kunnen de gegevens worden gepubliceerd in het generieke formaat of geraadpleegd in het bij een tool behorende formaat. Na raadpleging kunnen wijzigingen afhankelijk van de rechten van een gebruiker weer worden gepubliceerd in het CDE.

diagram van een CDE tijdens de design en engineering fase van een project (work in progress / shared / published)

Interfaces tussen de verschillende partijen

Interfaces tussen partijen en teams ten behoeve van informatiemanagement, volgens ISO 19650

A             : appointing party (leidinggevende organisatie of persoon)

B             : lead appointed party (coördinators)

C             : appointed party (contractors/suppliers)

…            : variable amount

1             : project team

2             : illustration of a delivery team

3             : task team(s)

  : information requirements and information exchange

  : information coördination

Appointing party

Met andere woorden: een klant, gebouweigenaar of een eindgebruiker – eigenaar van het project. De aanstellende partij ontvangt en/of beheert alle informatie, evenals het werk en de goederen die door de andere project belanghebben worden geleverd.

Verantwoordelijkheden van een aangestelde partij (appointing party):

• Het creëren van de Project Information Requirements (ISO 19650) en projectnormen,
• Het vaststellen van procedures voor het creëren en leveren van informatie,
• Het voorbereiden van de juiste overdracht van de bestaande informatie aan het Project Management Team die nodig is voor de juiste projectlevering,
• Het vaststellen van een Common Data Environment voor het project,
• Het vastleggen van de ‘lessons learned’ met de IT coördinators.

Lead Appointed Party

Deze partij wordt rechtstreeks door de opdrachtnemer toegewezen en neemt de rol van coördinator op zich tussen het Delivery Team en de Appointing Party. Het kan taken verder toewijzen aan de aangewezen partijen.

In de praktijk is Lead Appointed Party afhankelijk van de leveringsmethode voor het project. Bij Front End Engineering & Design-levering is het de hoofdaannemer die alle verantwoordelijkheid en coördinatierollen op zich neemt. Hoewel er bij levering (traditionele leveringsmethode) één Lead Appointed Party kan zijn voor ontwerpwerkzaamheden (bijv. architectenbureau) en een andere Lead Appointed Party voor de bouw (hoofdaannemer).

Verantwoordelijkheden van een Lead Appointed Party ten aanzien van informatie uitwisseling (BIM Manager):

• Opstellen van BIM Execution Plan,
• Creëren van de eigen informatievereisten van een partij naast die, die door de aangewezen partij zijn vastgesteld in een document genaamd Exchange Information Requirements (zie ISO 19650,
• Creëren van Master Information Delivery Plan (zie ISO 19650),
• Formuleren van informatievereisten voor elke aangewezen partij,
• Voorbereiden en toewijzen van middelen (mensen, processen en technologie) binnen het Delivery Team,
• Creëren van contractdocumenten voor elke aangewezen partij,
• Beheren en superviseren van de voortgang van het informatiemodel (hieronder uitgelegd) dat door het delivery team is uitgevoerd,
• Controleren of het verstrekte informatiemodel voldoet aan de vereisten die door de aanwijzende partij zijn gesteld,
• Vastleggen van ‘lessons learned’ met elk van de aangewezen partijen.

BIM Manager (Lead Appointed Party)

De BIM Manager maakt deel uit van de Lead Appointed Party en is tijdens het hele engineering proces (work in progress) verantwoordelijk voor alle gegevens die worden uitgewisseld en gedeeld tussen de verschillende partijen die bij een project zijn betrokken.

Tevens heeft de BIM Manager de verantwoording om voor het hele project de ‘common data environment’ te organiseren en te beheren, zoals het samenstellen van gebruikersprofielen het uitdelen hiervan aan de verschillende gebruikers.

Appointed Party

Met andere woorden: ontwerpers, aannemers, leveranciers, verkopers. Alle partijen die verantwoordelijk zijn voor het creëren en leveren van informatie, werk of goederen volgens het contract (de aanstelling) met de Lead Appointed Party.

Verantwoordelijkheden van een Appointed Party:

• De aangewezen partij helpen met het creëren van een BIM Execution Plan,
• Overeenkomen welke informatie en wanneer door elke aangewezen partij moet worden geproduceerd,
• Taakinformatieleveringsplan(nen) vaststellen binnen het taakteam,
• Gezamenlijke creatie van informatie volgens de informatiestandaard en -vereisten,
• Deelnemen aan de beoordeling van het informatiemodel (hieronder uitgelegd).

Project team

Alle partijen die betrokken zijn bij het leveringsproces van projectdata. Een deel van het projectteam is zowel een partij die informatie ontvangt (Appointing Party) als partijen die informatie creëren (Lead Appointed Party en Appointed Parties).

Delivery team

Alle belanghebbenden die verantwoordelijk zijn voor het creëren van informatie. Het leverteam bestaat uit de Lead Appointed Party en hun Appointed Parties. Afhankelijk van het type contract kan er sprake zijn van één delivery team of meerdere teams.

Task teams

Het team binnen het Delivery Team (dit kan ook één persoon zijn) dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke taak. Bijvoorbeeld een constructeur of een aannemer met zijn onderaannemers en leveranciers.

voorbeeld diagram van het leveringstype ‘Front End Engineering & Design Data’

In de afbeelding hierboven ziet u hoe ik de hierboven genoemde termen zou structureren. De aanstellende partij is de eigenaar/ontwikkelaar die een gebouw wil bouwen en eisen heeft. Hij benoemt de Lead Appointed Party, wat er één of meerdere kunnen zijn. De Lead Appointed Party (overall aannemer) geeft opdracht aan de aangestelde partijen. De overall aannemer (general contractor) is de partij die de volledige verantwoordelijkheid draagt voor een bouwproject, inclusief de coördinatie van alle werkzaamheden, inkoop van materialen en het contracteren van onderaannemers (Appointed Parties).

De onderaannemers (Appointed Parties) zijn verdeeld in taakteams die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van een specifieke taak. Een ingenieursbureau heeft bijvoorbeeld een taakteam dat verantwoordelijk is voor constructie berekeningen en constructie modellen. Het taakteam kan in feite ook uit één persoon bestaan, bijvoorbeeld een geluidsdeskundige die is aangesteld door een architectenbureau.

Zowel de aangestelde partijen als de taakteams werken samen met elkaar tijdens de Informatie Overdracht Fase (het ontwerpen en bouwen van het gebouw). Samen met de Lead Appointed Party vormen ze het Delivery Team. Als we alle belanghebbenden willen noemen die bij het proces betrokken zijn, gebruiken we de term Project Team.

voorbeeld diagram van het leveringstype ‘Project Execution’

Gebruik van een Digital Twin in Onderhoud en Exploitatie fase

Onderhoud en Exploitatie (Facility Management)

Na oplevering en ingebruikname van een bouwproject treedt een nieuwe fase. Het facility management van een gebouw. Onder facility management vallen:

• Onderhoud en reparaties: ervoor zorgen dat gebouwen en apparatuur in goede staat blijven en efficiënt functioneren.
• Ruimtebeheer: het optimaliseren van het gebruik van ruimte in een gebouw om de productiviteit te verbeteren en kosten te verlagen.
• Veiligheid en beveiliging: maatregelen implementeren om de veiligheid en beveiliging van werknemers, bezoekers en activa te beschermen.
• Schoonmaak en hygiëne: het handhaven van schoonmaak- en hygiënenormen in alle faciliteiten.
• Beheer van nutsvoorzieningen: diensten beheren zoals elektriciteit, water, verwarming en koeling om ervoor te zorgen dat ze efficiënt worden gebruikt.
• Naleving en regelgeving: ervoor zorgen dat de faciliteit voldoet aan alle relevante wetten, regelgeving en normen.
• Duurzaamheid: praktijken implementeren die de milieu-impact van de faciliteit verminderen.
• Technologie-integratie: technologie gebruiken om de bedrijfsvoering van de faciliteit te verbeteren, zoals via gebouwbeheersystemen (BMS) of geïntegreerde werkplekbeheersystemen (IWMS).

Field information en As-built information

“Field Information” binnen een BIM-context verwijst naar de informatie die wordt verzameld en toegepast tijdens de bouw- of onderhoudsfase van een project, op locatie (de “field”). Dit is een essentieel onderdeel van het BIM-proces, omdat het helpt om real-time data van de bouwplaats terug te koppelen naar het BIM-model. Hieronder volgen enkele aspecten van Field Information in BIM:

1. Relevante Data op de Bouwplaats:
   • Voortgang van het werk: Real-time informatie over welke delen van het project al zijn voltooid,
   • Materiaalgebruik: Informatie over welke materialen zijn geleverd, gebruikt en hoeveel voorraad nog aanwezig is,
   • Installaties en componenten: Locatie en installatiegegevens van specifieke onderdelen, zoals leidingen, HVAC-systemen, en elektrische installaties,
   • Kwaliteitscontrole en inspecties: Gegevens over de uitgevoerde inspecties, testresultaten, en eventuele afwijkingen van het ontwerp of schema,
   • Voortgang van oplevering: Verschillende fases van vooropname tot definitieve oplevering worden geregistreerd en gedeeld in het CDE.
2. Gebruik van Mobiele Technologieën:
   • Bouwprofessionals gebruiken vaak tablets, smartphones of draagbare apparaten op de bouwplaats om direct toegang te krijgen tot het BIM-model, tekeningen of specificaties,
   • Mobiele toepassingen stellen hen ook in staat om foto’s, notities en statusupdates direct in het CDE te registreren en te delen.
3. As-Built Informatie:
   • Het BIM-model kan tijdens de bouw worden bijgewerkt met “as-built” informatie, wat betekent dat het de werkelijke toestand van het gebouw of de infrastructuur reflecteert, inclusief alle aanpassingen of veranderingen die tijdens de bouw zijn gemaakt.
4. Laser Scanning en Drones:
   • Laser scanning en drone-technologie worden steeds vaker gebruikt om de voortgang van de bouw te documenteren en te controleren of alles volgens het BIM-model wordt uitgevoerd.
   • Deze data kan worden geïntegreerd in het BIM-model om afwijkingen op te sporen en tijdig bij te sturen.
5. Facility Management en Onderhoud:
   • Field Information is ook nuttig voor het onderhoud en beheer van gebouwen na de bouwfase. Door alle gebouwinformatie in het BIM-model beschikbaar te hebben, kunnen faciliteitenbeheerders de levensduur van installaties monitoren en onderhoud efficiënter plannen.
6. Het actueel houden van de documentatie
   • Registratie van wijzigingen: Het bijhouden van versies van documenten is belangrijk om een overzicht te hebben van wat wanneer is aangepast en door wie. Dit kan ook helpen bij het terugdraaien van aanpassingen als dat nodig is.
   • Verwijderen van verouderde versies: Zorgen dat alleen de meest recente versie van een document actief in gebruik is, voorkomt verwarring en inconsistenties.

Zoals ISO 19560 aangeeft in het diagram interfaces tussen partijen en teams is het aan te bevelen om een partij aan te stellen die de algehele leiding heeft over het bouwproces.

De leidinggevende partij, de overall aannemer, stelt voor wat betreft de digitalisering de BIM manager aan. Alle leverende teams moeten de verantwoording voor hun taken rapporteren aan deze partij. Bij aanvang van het project moet ook duidelijk omschreven zijn welke informatie digitaal zal worden opgeleverd aan de opdrachtgever.

Bij voorkeur is dit een digital twin, waarbij het werkelijke project virtueel is nagebouwd en digitaal beschikbaar is voor alle betrokken partijen (via het CDE). Zowel tijdens de ontwerp en engineering fase, bouwfase als onderhoud en exploitatie fase van een bouwproject.

De Lead Appointed Party (BIM manager) draagt er uiteindelijk zorg voor dat alle informatie (digital twin) bij overdracht in overeenstemming is met het gerealiseerde bouwwerk.